退職の際、職場の人々やビジネスパートナーに向けて感謝を伝えるメールを送ることは、社会人としてのエチケットになっています。
このメールは、職場の同僚だけでなく、仕事上の外部の人々にも注意深く送られるべきです。常に礼儀を持って対応することが大切です。
ここでは、印象に残る退職の挨拶を作成するための具体的なポイントと例をご紹介します。
退職を告げるメールは、暖かく心温まる内容で結びたいものです。これにより、最後のコミュニケーションがポジティブな記憶として残ります。
以下に、社内外の相手に適した退職挨拶メールの作成ポイントを詳しく説明します。
退職メールの作成ポイント：社内外への適切な伝達方法
退職の際に送る社内メールには注意すべきいくつかの重要なポイントがあります。
メール内容の簡潔性:
退職を告げることが主な目的のメールでは、内容を簡潔にすることが大切です。感謝の言葉を添えつつも、すっきりとした文面で伝えることで、メッセージがはっきりと伝わります。
退職日にメールを送る:
退職メールは、通常、退職日の終業約1時間前に送ることが推奨されます。これは業務の妨げにならないように配慮したタイミングです。
退職後の連絡先を記載する:
引継ぎがスムーズに行われるよう、退職後も一定期間、連絡が取れるようにしておくべきです。メールの送信はBCCを利用してプライバシーを守るのが適切です。
社外のビジネスパートナーやクライアントへの連絡では、次の点を重視します。
退職日を明確に伝える:
退職する日付をはっきりと通知し、相手がその変更に合わせて計画を立てられるようにします。
後任者の情報を提供する:
新しい担当者を事前に紹介し、引継ぎがなるべくスムーズに進むようにします。可能であれば、新旧担当者が一緒に面会することで、相手に安心感を提供し、信頼関係を築くのが望ましいです。
退職を伝えるメール例文：社内・社外向け
以下に、退職の報告をする際のメールの例文を紹介します。
【社内向けメールの書き方】
件名: 退職のお知らせと感謝の言葉 ○○部門 氏名
本文:
皆様、いつもご支援ありがとうございます。
突然の通知となり、申し訳ありませんが、個人的な理由から○月○日に退職することになりました。
本来ならば直接お会いして感謝を述べるべきですが、多忙なこの時期には難しく、メールでの連絡とさせていただきます。
皆様の支援と指導のおかげで多くを学び、成長することができました。本当にありがとうございました。
新たな場所でもこれまでの経験を活かして頑張ります。皆様の更なる健康と発展をお祈りしています。
今後の連絡先は以下の通りです。何かありましたら、お気軽にご連絡ください。
メール: [xxx_xxx@xx.xx]
携帯: [xxx-xxxx-xxxx]
今後ともどうぞ宜しくお願い致します。
【社外向けメールの書き方】
件名: 退職のご挨拶 株式会社□□ 氏名
本文:
株式会社○○ 営業部 ○○様
いつも格別のご配慮を賜り、誠にありがとうございます。
□□社の○○と申します。個人的な事情により、○月○日をもって退職いたします。
直接お会いして感謝の意を表すことができず、書面での通知となることをお許し願います。
業務の引継ぎは既に○○に委ねており、彼に今後のご支援をお願い申し上げます。
後日、個別に感謝の意を表する機会を持ちたいと思いますので、その際は宜しくお願いします。
最後に、貴社の更なる成功と○○様の健康を心からお祈りしております。
退職時の挨拶方法についてのまとめ
退職時には、可能であれば直接挨拶をすることが理想的ですが、多くの関係者がいる場合にはこれが実現困難なこともあります。
そんなときは、メールを通じて挨拶を行うのが一般的です。
それでも、特別な関係のある方々や、特にお世話になった人たちには、メールを送る前に直接会って感謝の意を示すことが望ましいとされています。
また、退職が多忙な時期に重なることがあるため、相手のスケジュールを考慮して、事前に挨拶の時間を調整することが大切です。
最後に、退職の挨拶は後悔のないように、心からの感謝を伝えることが重要です。誠心誠意を込めて行うことで、良い印象を残すことができます。
こちらの記事では退職メールへの効果的な返信の内容や例文を紹介しています。
