ビジネスメールで納期を延ばしてもらうための依頼をする際、「もう少し時間を頂けますか」とどのように伝えるべきか、悩むことが多いですね。
この記事では、以下の点に注目して詳しく解説します。
- 「もう少し時間を頂けますか」を使う際の適切な方法
- 敬意を示すための代わりのフレーズ
- 依頼時のマナー ・具体的な例文
これらのポイントを理解することで、納期の延長をスムーズかつ快適に依頼する方法が身につきます。
「もう少し時間をいただけますか」の伝え方と適切なビジネスメール表現
ビジネスの場面で「もう少し時間をいただけますか」と表現する際は、この言い方が非公式であり、相手に不快感を与えてしまうことがあります。
以下のような状況では特に、相手に否定的な印象を与えかねません。
・納期直前に連絡する ・説明が不十分な理由 ・謝罪が含まれていない場合
より礼儀正しい表現に言い換える
「もう少し時間をいただけますか」というフレーズを変更し、次のように表現することで相手に配慮を示すことができます。
- 「納期についてご相談させていただいてもよろしいでしょうか」
- 「納期の延長をお願いできればと思います」
- 「もう少しだけ作業時間を延ばしていただけると助かります」
依頼時の注意点:
時間の追加を依頼する際には、以下の点に注意してください。
- 早めに連絡して余裕をもって相手に対応の時間を確保してもらう
- 納期遵守が難しい具体的な理由を明確に伝える
- 納期に間に合わない場合は謝罪を忘れずに、誠意を示す
- 可能であれば新しい納期を提案して、相手の不安を和らげる
これらの点を踏まえることで、ビジネスメールでの納期延長依頼がよりスムーズに、かつ適切に行えるようになります。
ビジネスメールで納期延長を依頼する際の典型的な文例
以下に、ビジネスメールで納期を延長する依頼をする際の具体的な例文を紹介します。
【例文1（メール完結型）】
この文例は、メールのみで完結するケースを想定しています。文例には謝罪、遅延の理由説明、新たな納期の提案が含まれています。
件名：〇〇プロジェクトにおける納期の変更について
〇〇様
いつも格別のご配慮を賜り、誠にありがとうございます。
〇〇案件につきまして、〇〇の理由から予定の納期を守ることが困難な状況となりました。
誠に恐縮ですが、納期を〇月〇日まで延長していただけますでしょうか。
この度のことでご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
何卒ご検討いただけますようお願い申し上げます。
【例文2（初期段階での遅延通知）】
問題が発生し予期せぬ遅延が発生したことを早急に伝え、詳細は後ほど連絡する事例です。
件名：〇〇プロジェクトにおける納期調整のご相談
〇〇様
常にご支援いただき、心より感謝申し上げます。
現在進行中の〇〇プロジェクトにおいて、予想外の問題が生じ、予定していた納期の調整が必要となりました。
申し訳ありませんが、納期についてご相談させていただきたく、先にその旨を報告させていただきます。
詳細については、後ほど改めてご連絡致します。
この度はご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
まとめ
本文: この記事では、ビジネスメールにおいて納期の延長を依頼する際に重要なポイントと具体的な文例をご紹介しました。
適切な語彙の選択と丁寧な表現を用いることで、相手に不快感を与えることなく期日の変更を依頼することが可能です。
この情報が皆様のビジネスコミュニケーションに役立つことを願っています。
記事をお読みいただき、ありがとうございました。
