年末の集まりを成功させるためには、幹事の役割が重要です。
まず最初にすべきことは、イベントの日時を決めることです。
日時が決まり次第、迅速に日程を調整し、参加者の出席を確認することが必要になります。
この時、効率的な情報伝達のために、メールの書き方にも工夫が求められます。
年末忘年会の最適な開催時期は？日程に関する考察
忘年会の計画にあたり、多くの場合12月に実施されることが一般的です。中でも、12月の第2週と第3週の週末が特に人気です。
12月各週についての意見は以下の通りです。
12月第1週
この時期はやや早く、12月に入ったばかりで年末の雰囲気がまだ感じられないという意見もあります。
また、忘年会後に仕事が約3週間続くため、年越し準備には早いと感じる人もいます。
12月第4週
この週は、年末の業務締めや家庭での新年準備に忙しくなるため、忘年会を開催するには適さない時期かもしれません。このため、多くの人がこの時期の開催を避けます。
12月第2週または第3週
この時期に忘年会を行う場合、準備を早めに開始することが推奨されます。
忘年会の準備はいつから始めるべきか？
一般的には約1ヶ月半前から準備を始めることが良いとされています。
具体的な日程が決まっていない場合でも、上司のスケジュールを考慮して早めに計画を立てることが重要です。
そのため、11月に入ったらすぐに最初の打診を行うことがおすすめです。
忘年会の計画プロセス：開催日と会場の決定
忘年会の計画は通常、イベント開催の約1ヶ月半前からスタートします。計画の初めには、経営陣に日程の候補を提示し、その後、社員の意見を反映して日程を最終決定します。
開催日が決定された後は、適切な会場の選定と予約に移ります。この時、特に重要なのは、社長や主要な上司が確実に参加できるかを確認することです。
日程が確定したら、迅速に会場を手配し、開催の1ヶ月前には参加者の出欠を確認し、参加人数を固定します。最終的な人数は、イベントの2週間前に会場への最終連絡として伝えます。
このようにして、開催日と会場が決定し、参加者の確認が整うことが、理想的な忘年会の計画プロセスです。
忘年会の日程設定と参加者調整に関するメールテンプレート
忘年会の日程を決定する過程で特に重要なステップは、社員の意見を集めて開催日の候補を選ぶことです。
社員が多い場合は、個々のスケジュールの違いにより意見が分かれやすくなるため、多数決を利用して多くの人が参加可能な日を選定し、調整が必要な社員には個別に連絡を取ると良いでしょう。
日程調整は、イベントの1ヶ月半前から1ヶ月前に始めるのが理想的です。
最初に経営層の予定を確認し、その反応を基に準備を進めます。
社員数が多い場合は、回答を集めるのに時間がかかることがあるので、返信期間は5日から1週間程度に設定することが適切です。
メールでの返信が必要な際には、件名に「【要返信】」や「【返信期限○/○】」といった明確な指示を入れ、内容がすぐに理解できるように配慮します。
件名：【要返信 11/23まで】忘年会の日程調整について
皆様、
こんにちは、営業部の〇〇です。
今年も12月に忘年会を開催する計画です。以下の日程で参加可能かどうかを教えてください。
候補日：12月7日（金）、12月14日（金）、12月21日（金） 〇＝参加可能、×＝不参加
部署： お名前：
参加費は5,000円を予定しています。
お忙しい中とは思いますが、11月23日（金）までにご回答をお願いします。皆様のご返信に基づき、最終的な日時と会場を決め、その情報を改めてお知らせします。
どうぞ宜しくお願い致します。
返信が揃い次第、以下のステップで日程と会場の最終確認を行います。
3.開催日の決定 4.会場の選定と予約 5.会場の最終確認
忘年会の出欠確認のタイミングとメールサンプル
忘年会の出欠確認は、参加希望を示す重要なプロセスです。
この手続きは忘年会の1ヶ月前に行い、参加者数を確定させます。
イベントの詳細が決定したら、「忘年会開催のお知らせ」としてメールを送付し、受信した返信を元に最終的な出席者数を固めます。
この段階で、以前は予測だった参加者数が正式なものになります。
ただし、イベント直前に参加が難しくなる人も出るため、最終的な人数の調整はイベントの1週間前までに行うのが理想的です。
出欠の確認は、忘年会の日程と会場が決定後、イベントの1ヶ月前にメールで行います。
日程調整時と同じく、返信の期限を5日から1週間に設定し、イベントの2週間前には参加者数を最終確定します。
返信がない参加者に対しては、幹事が個別にフォローアップを行うか、各部署を通じて確認を取ることが効果的です。
忘年会出欠確認のメールテンプレート
出欠確認メールを送る際には、件名に明確な返信期限を記載することが重要です。
件名: 【出欠確認必須】忘年会の詳細とご確認のお願い ?11/30（金）まで
各位
いつもお疲れさまです。
営業部の〇〇です。
以前お伝えしていた通り、忘年会の日程と場所が決定しましたので、詳細をお知らせいたします。
忘年会への出席について、最終的な出席者数を把握する必要があるため、以下の情報をご記入の上、ご返信いただけますと幸いです。
【忘年会開催情報】
日時: 12月21日（金）19:00～21:00 会場: 居酒屋〇〇 住所: アクセスマップ: ウェブサイト: 参加費: 5,000円（※会費は当日集金します）
部署: お名前:
出席する・・・（ ） 出席しない・・・（ ） ※カッコ内に〇印を付けて返信してください。
お忙しいところ恐れ入りますが、11月30日（金）までにご回答をお願いいたします。
皆様のご参加を心よりお待ちしています。
返信を受け取り次第、最終確認を行うことを忘れないでください。
効率的な忘年会準備のまとめ
今回は、メールを通じた出席確認の集計方法についてお話しましたが、現在ではオンラインの日程調整ツールを使用することが一般的です。
これらのツールを使う際には、ツールのリンクをメールに挿入することで大変便利です。
年末は皆さん忙しい時期ですので、スケジュールは意図的に早めに設定されており、予期せぬ遅延にも柔軟に対応可能です。
この事例を参考に、各自の組織のタイムラインに合わせて計画を進めることをお勧めします。
楽しい忘年会になるよう、計画を楽しんでください。
